若手社員が歓送迎会の幹事をやる際の注意点を川中商事が解説

日程はなるべく早く決めましょう

社内のレクリエーションなどは若手社員が幹事をやるケースが多く、歓送迎会でも同じことです。

このため、去年まで歓送迎会の主役だった若手社員が一転して幹事を務めることになることもあります。

その場合、注意すべきことがたくさんあります。

まず主役は新入社員や退職もしくは移動をする人ですが、それと同じくらいに上司の存在が重要です。

ここの扱いを間違うと、その若手社員に対する視線がより厳しいものとなるだけでなく、日頃お世話になっている先輩社員にも悪影響を及ぼします。

主役を大事にしつつ、上司にも気配りをすることがとても大事です。

まず日程の調整ですが、こちらは主役をメインに調整していく必要があります。

特に退職や移動をする人を第一に考えたスケジューリングが必要です。

例えば職場で別れを告げた翌日に引っ越しをする場合があります。

歓送迎会の翌日には引っ越しをしたい人にとって、日程が決まらないことはストレスになります。

そうしたことからもできるだけ早いタイミングで決めておきたいところです。

この日程が決まってから場所を抑えることになりますが、会社の中で行うのが慣例になっている場合は会議室が定番ですがそれ以外の場合にはどこにするかで悩みます。

お店選びの注意点

おすすめなのが1度でも行ったことのあるところにすることです。

若手幹事がやりがちなのはネットで調べるだけ調べるものの、実際に足を運んでみたらイメージが全く違うケースです。

普通の飲み会や友人同士の集まりなら笑い話で済みますが、会社のイベントであるため、笑い話では済まされません。

ネットで調べたとしても1度は足を運んでみることをおすすめします。

また主役となる人たちに要望を聞くことも大事である一方、多くの人が自然に利用できるようなところが無難です。

多国籍料理など多少勇気のいるところで行うのはできれば避けたいところです。

店を抑える際に重要なのはキャンセルの問題です。

ここ最近は大人数で予約をしたにも関わらずキャンセルをしてしまって多大な損害を与えてしまうことがあります。

そのため大人数の予約をする際に店側が何かしらのペナルティを設けることが考えられます。

もしキャンセルをする場合、費用負担が発生したら誰がそれを工面するのかを上司などに相談する必要があります。

そうしないと若手幹事が自腹でキャンセル料を支払って別のお店を予約するハメになってしまいます。

自腹を避けるためにも各種日程の調整や根回しが必要になっていきます。

手伝いをしてくれる人の確保が重要

若手幹事の仕事はこれだけに限りません。

当日乾杯の挨拶や新入社員や職場を去る人への言葉を言う上司に依頼をしなければなりません。

会社の慣例で決まっている場合でも依頼を出すことが必要です。

上司も知ってるはずだと思っていると、段取りを踏まない若手社員に対する風当たりが強くなります。

段取りや手続きがこの場合は大事であり、そうした姿もしっかりと見られていることを認識しないといけません。

そして当日にお手伝いをしてくれる人を確保することも大事です。

当日のお花の準備や記念品の確保などやるべきことがかなりあるためです。

そして、会費をどのように確保するかも重要な部分です。

会が終わり、会計のタイミングで支払うことになれば混乱が生じるのは明らかです。

至る所でお金を崩してほしいなどの声が上がればせっかくのムードが台無しです。

ここでおすすめなのが参加者をいくつかのグループに分けてそのグループの中で集金をしてもらうことです。

若手幹事が1人ないし2人で集金しようとすると、渡した渡してないのトラブルになりやすいだけでなく幹事自身が誰からもらったかを忘れてしまうことがあります。

グループの責任者が集金をすることで管理がしやすくなります。

管理のしやすさという点で考えると、タイムテーブルを作っておくことをおすすめします。

タイムテーブルを作り、それを店側に見せることで例えば上司がこれから新天地に旅立つ人に対して涙ながらに感謝の気持ちを述べてる時にラストオーダーの時間だと言って注文を取りに来るようなことは最悪です。

そうならないように、早めに注文を取りに来てもらう、ラストオーダーの注文を少し遅めにしてもらうなどの対策ができます。

その打ち合わせもあって若手幹事は何回か店側と打ち合わせを行い、当日も集合時間の1時間前には到着しておきたいところです。

こうして歓送迎会は行われていきますが、若手社員はこうしたことに慣れておらず友達との飲み会の感覚で幹事を引き受けてしまいます。

しかしこの幹事の仕事は業務に準ずるものと捉えておくことが大切です。

そうすることで段取りや手続きが大事であることを認識しながら仕事を進められて、不備のない形で準備が進められます。

また先輩や同僚に助けを借りて準備を進めることは仕事でも同じことです。

そうしたこともあって、あえて若手社員に任せるケースが多いです。

自分本位で準備をしないことだけをまずは考えて準備を進めれば大丈夫です。
※「川中商事」より一部抜粋